Tem dán sổ và bìa hồ sơ nên giúp người dùng nhận ra đúng tài liệu ngay khi nhìn trên bàn, trong ngăn tủ hoặc lúc xếp chồng. Trước khi thiết kế, cần xác định hướng đặt sổ, trường thông tin cần đọc và vùng bìa ít bị gập. Cách làm này phù hợp với sổ nội bộ, bìa hồ sơ, tập tài liệu và các bộ giấy tờ cần phân loại bằng tên hoặc mã.
Xác định hướng nhìn trước khi đặt vị trí tem
Một bìa hồ sơ có thể được nhìn theo nhiều cách: đặt nằm ngang trên bàn, dựng đứng trong kệ, xếp chồng hoặc cầm theo chiều dọc. Vị trí tem tốt là vị trí vẫn nhìn thấy trường nhận diện chính trong cách sử dụng phổ biến nhất.
- Xếp đứng trên kệ: ưu tiên vùng gần cạnh ngoài hoặc phần nhô ra khỏi chồng hồ sơ.
- Xếp nằm: đặt tên và mã ở vùng đầu bìa để không phải nhấc từng tập lên kiểm tra.
- Cầm mang theo: tránh vùng bàn tay thường che và tránh đặt sát mép dễ cọ xát.
- Dùng chung nhiều người: thống nhất một vị trí trên mọi bìa để thao tác tìm kiếm nhất quán.
Nếu cùng một bộ hồ sơ có nhiều kích thước bìa, nên đo vùng dán của từng loại thay vì dùng một kích thước tem theo cảm tính.
Bố trí tên, nhóm và mã hồ sơ theo thứ tự đọc
Tem nhỏ không nên chứa mọi thông tin có trong tài liệu. Hãy phân cấp để người dùng đọc được phần quan trọng trước, sau đó mới đến thông tin phân loại.
- Tên hồ sơ hoặc tên sổ: lớn và nổi bật nhất.
- Nhóm hoặc bộ phận: giúp thu hẹp phạm vi tìm kiếm.
- Mã hồ sơ: đặt ở một vùng cố định, dùng cấu trúc mã thống nhất.
- Khoảng thời gian hoặc phiên bản: chỉ thêm khi thực sự cần cho việc phân loại.
Dữ liệu dùng để duyệt mẫu nên là dữ liệu giả lập, chẳng hạn “HỒ SƠ A-01” hoặc “NHÓM B”, không đưa tên cá nhân, số điện thoại hay thông tin nội bộ thật vào bản mẫu gửi qua nhiều bên. Nếu cần tem có mã riêng cho từng tập, hãy chuẩn bị danh sách theo đúng thứ tự và kiểm tra lại cách viết trước khi in. Bài tem mã tài sản và serial có thêm nguyên tắc phân biệt mã thiết bị với mã sản phẩm; có thể áp dụng tương tự khi xây dựng hệ thống mã hồ sơ.
Tránh gáy sổ, đường gập và mép bìa
Gáy sổ và đường gập thay đổi hình dạng mỗi khi mở tài liệu. Dán tem bắc qua vùng này có thể làm chữ khó đọc, mép tem chịu lực lặp lại hoặc khiến bìa mở không tự nhiên. Với bìa còng, cần tránh bản lề, lỗ khóa và vùng thường xuyên kéo tay.
Nên chừa khoảng an toàn quanh mép bìa và đặt toàn bộ nội dung quan trọng trên một mặt phẳng. Nếu tem dùng như nhãn cạnh để nhìn khi xếp kệ, hãy thử bằng một mẫu giấy đúng kích thước trước, gập theo cách sử dụng rồi mới chốt vị trí.
Chọn dạng tem theo bề mặt bìa
Bìa giấy láng, giấy nhám, nhựa trong và nhựa có vân không cho cùng một kết quả dán. Trước khi chọn sticker theo yêu cầu, cần mô tả rõ chất liệu bìa, lớp phủ bề mặt và việc tem có cần thay đổi theo từng đợt hay không.
- Bề mặt phẳng, sạch giúp việc căn thẳng và miết tem dễ hơn.
- Bề mặt nhám hoặc có vân cần thử trực tiếp vì diện tích tiếp xúc không đồng đều.
- Bìa mềm thường bị uốn nên cần tránh tem quá lớn so với vùng phẳng.
- Bìa trong hoặc bìa màu đậm cần kiểm tra độ tương phản của chữ và nền nhãn.
Không nên suy ra khả năng bóc sạch hoặc độ bám chỉ từ tên vật liệu. Mẫu bìa thật và điều kiện sử dụng mới là căn cứ để thử.
Quy trình duyệt mẫu trước khi đặt in
- Chụp bìa hoặc sổ ở đúng hướng sử dụng.
- Đo vùng phẳng có thể dán, không tính phần gáy và đường gập.
- Liệt kê trường thông tin theo thứ tự ưu tiên.
- In thử bản giấy đúng kích thước, đặt lên bìa và kiểm tra khi xếp hoặc cầm.
- Duyệt chính tả, cấu trúc mã và số phiên bản trước khi chốt file.
Nếu hồ sơ được quản lý theo vị trí kệ, có thể tham khảo thêm cách thống nhất mã trong bài tem kệ và hộp lưu kho. Hai bài có mục đích khác nhau: tem bìa giúp nhận diện tài liệu, còn tem kệ giúp xác định vị trí lưu.
Thông tin cần gửi để kiểm tra quy cách
Hãy chuẩn bị ảnh bìa thật, kích thước vùng dán, số lượng, nội dung mẫu và file thiết kế nếu có. Gửi qua Zalo 0344 122 879, gọi 0344 122 879 hoặc email indecaltemnhanvn@gmail.com. Có thể xem bước chuẩn bị tại trang báo giá in tem nhãn.
